Koszulki, pisma i dekretacje
Nowa koszulka
Krok 1 z 3: Wybierz segregator
Otwórz „Segregatory aktowe” i wybierz segregator z właściwym symbolem z wykazu akt. Jeśli nie wiesz, który wybrać, sprawdź „Wykaz akt (JRWA)”.
Krok 2 z 3: Załóż koszulkę
Kliknij „Nowa koszulka”, wpisz tytuł sprawy i w razie potrzeby termin. Znak koszulki nada się sam.
Krok 3 z 3: Dodaj dokumenty
W koszulce dodaj pisma, umowy albo dokumenty wewnętrzne i dołącz pliki. Pliki możesz układać w grupy, na przykład „Korespondencja” i „Załączniki do umowy”.
Karta koszulki
Na karcie koszulki widzisz wszystkie jej dokumenty, pliki i historię. Notatki to krótkie wpisy dla osób, które pracują przy sprawie. Ważną notatkę możesz przypiąć na górze. Koszulka przechodzi kolejne etapy, od wszczęcia przez dekretację, realizację i akceptację do zakończenia, więc od razu widać, na jakim jest etapie.
Dekretacje
Dekretacja to polecenie dla konkretnej osoby, co ma zrobić z pismem albo koszulką. Dyspozycja może brzmieć „do załatwienia”, „do akceptacji”, „do podpisu” albo „do realizacji” i ma termin. Osoba, której zadekretowano pismo, widzi je na swoim pulpicie, a dzień przed terminem i w dniu terminu dostaje przypomnienie e-mailem.
Dokumenty do podpisu zbiera pozycja „Do podpisu” w menu, a wszystkie terminy pokazuje „Terminarz”.
Zamknięcie i archiwum
Gdy sprawa jest załatwiona, zamknij koszulkę. Zamknięta koszulka zostaje w segregatorze i w wyszukiwarce, ale nie można już do niej dodawać dokumentów bez ponownego otwarcia. Po zakończeniu roku koszulki trafiają do archiwum zgodnie z kategorią archiwalną segregatora.